ビルメンテナンス業界では、いまだに紙やExcelを中心とした業務管理が主流となっています。巡回表、点検記録、作業報告書、クレーム対応履歴など、日々の現場運営は、長年培われたアナログ文化の上に成り立っています。

紙やExcelが使われ続けている理由は明確です。操作に慣れていること、特別な教育が不要であること、現場ですぐに使えること。これらは大きなメリットです。しかしその一方で、情報の分散や属人化が進みやすいという構造的な問題も抱えています。

例えば、巡回記録は紙、報告書やシフト表はExcel、請求管理は別のシステムというように、情報がそれぞれ独立して管理されているケースは少なくありません。Excelファイルも担当者ごとに作り方が異なり、保存場所も統一されていないことがあります。その結果、「ほしいファイルがどこにあるかわからない」、「どれが最新版なのか分からない」、「担当者が変わると引き継ぎに時間がかかる」といった状況が生まれます。

さらに、社員のITリテラシーにはばらつきがあります。スマートフォンやクラウドサービスに慣れている世代もいれば、デジタル操作に苦手意識を持つ世代もいます。この差が、デジタル化への取り組みを難しくしている要因の一つです。

ただし、問題の本質は「社員がITに弱いこと」ではありません。業務設計そのものが、紙と人の記憶に依存する形で組み立てられてきた点にあります。転記作業、確認作業、情報を探す時間、これらは日常業務の中に溶け込み、見えにくいコストとなっています。

加えて、人材不足が進む現在、従来と同じやり方を維持することはますます難しくなっています。少人数で複数現場を管理する体制では、情報が散在している状態は大きな負担になります。必要なのはITツールを増やすことではなく、情報の流れを整理し、組織として共有できる基盤をつくることです。

デジタル化が進まない背景には、現場事情と業界特性があります。しかし、それを理由に現状を維持し続けることはできません。まずは自社の業務フローを見直し、「どこに無駄があるのか」「どこが属人化しているのか」を可視化することが出発点になります。

次回は、単なるデジタル化とDXの違いについて整理し、業務の再設計という視点から、ビルメン業界が目指すべき方向を考えていきます。

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