前回は、kintone導入による業務標準化と可視化についてお伝えしました。しかし、多くの企業が直面するのが「導入後の定着」という壁です。

最初は意欲的に始まっても、数か月後には入力が止まる、紙に戻る、結局Excelも併用する──こうしたケースは少なくありません。

定着しないDXには、いくつかの共通点があります。

第一に、「入力負担が増えている」ことです。管理側の理想を詰め込みすぎると、現場は“新しい作業が増えた”と感じます。DXの本来の目的は業務を減らすことです。入力が増える設計は本質から外れています。

第二に、「成果が見えていない」ことです。入力したデータがどのように活用されているのかが共有されなければ、現場のモチベーションは維持できません。

そして第三に、見落とされがちなのが「既存基幹システムとの関係」です。

多くのビルメンテナンス会社では、請求・会計・勤怠などを管理する基幹システムをすでに導入しています。ここを無視して新しいツールだけを導入すると、二重入力が発生し、かえって非効率になります。

重要なのは、kintoneを“置き換えツール”として考えるのではなく、“フロント業務を支える仕組み”として設計することです。

例えば、

・現場入力はkintoneで完結させる

・シフトはExcelで作成するが、kintoneで共有する

といった役割分担を明確にすることで、二重管理を防ぐことができます。

DXは理想論ではなく、既存資産を活かしながら現実的に設計することが重要です。基幹システムとの整合性を考慮しないDXは、現場にも経営にも負担を残します。

定着の鍵は、「最小構成で始め、連携設計まで見据えること」にあります。

次回は、こうした取り組みを自社で継続できる体制づくり、すなわち“内製化”と伴走支援の意義について考えていきます。

京葉ビルサービス株式会社では、kintoneの導入後の伴走支援を行っております。

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